Число налоговых проверок за последнее время увеличилось примерно на 20%, одновременно изменился и сам подход к контролю. Елена Марченко предупредила предпринимателей о новой волне требований со стороны ФНС, связанных с анализом подотчетных средств. Внедрение алгоритмов искусственного интеллекта позволило инспекторам гораздо глубже анализировать отчетность и движение денег по расчетным счетам, отмечает она. Цель — выявить скрытые резервы и побудить бизнес к добровольной уплате налогов.
Что изменилось
Раньше малый бизнес выездных проверок особенно не опасался: затраты на их организацию не окупались скромными доначислениями, а камеральная проверка не позволяла увидеть многого. Теперь ситуация иная — сведения, для получения которых раньше требовался выезд инспектора, стали доступны дистанционно. В последние два месяца, по словам эксперта, предприниматели столкнулись с потоком требований, составленных по результатам анализа банковских счетов. В них налоговики фиксируют перечисления подотчетных сумм конкретным лицам и запрашивают авансовые отчеты с первичной документацией и обоснованием экономической целесообразности расходов.
ФНС прямо предупреждает: «денежные средства, выданные под отчет, в отсутствие документов, подтверждающих их целевое использование или возврат, считаются доходом подотчетного лица и подлежат включению в базу НДФЛ, также облагаются страховыми взносами». Елена Марченко объяснила, что для организации это означает доначисление страховых взносов по ставке 30%, для физического лица — НДФЛ в размере 13%, плюс пени и штрафы по статье 122 Налогового кодекса.
Базовые правила
Бухгалтер советует не дожидаться требований от инспекции и провести экспресс-аудит подотчетных сумм. «Выдать средства можно как наличными, так и переводом на карту сотрудника. Подотчетным лицом вправе быть и штатный работник, и исполнитель по гражданско-правовому договору. Основанием служит заявление либо приказ руководителя. Предельного размера выдаваемой суммы закон не устанавливает, но нужно учитывать лимиты наличных расчетов между юрлицами», — советует Марченко.
Она уточняет: срок сдачи авансового отчета зависит от основания. По командировкам он, как и прежде, составляет три рабочих дня после возвращения — эта норма сохранена новым Положением о командировках. По остальным суммам срок устанавливает руководитель, его следует закрепить в учетной политике или локальном акте. Слишком длительные периоды эксперт устанавливать не рекомендует — это неизбежно привлечет внимание проверяющих.
Отдельно она выделила операции с бизнес-картами: потраченные по ним суммы до получения документов от поставщика также считаются подотчетными. Бизнес-карта привязана к счету организации, и находящиеся там средства — собственность компании, а не личные деньги руководителя. Расходовать их можно только на нужды организации, подтверждая каждую трату документально.
Позиция суда
Марченко привела в пример прецедент, в котором содержится ответ на вопрос, хватит ли у ФНС полномочий, чтобы в рамках такой камеральной проверки доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы. Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 1 апреля 2026 года по делу № А76-36174/2024 признал законным доначисление страховых взносов на всю сумму неподтвержденных расходов — более 52 млн руб. Суд постановил: снятые со счетов компании средства нельзя считать бизнес-расходами, если их целевое использование не подтверждено.
«Любая сумма, выданная под отчет, должна иметь прозрачный путь от снятия до оприходования конкретных ценностей. Если налоговая докажет искажение сведений, никакие документы не спасут от начисления взносов и НДФЛ, так как деньги будут признаны личным доходом сотрудника», — подчеркнула Марченко. В качестве превентивной меры она рекомендует соблюдать сроки сдачи отчетов, своевременно забирать у поставщиков первичку, а если руководитель все же тратил средства компании на личные нужды — оформить процентный договор займа.
